WWW.XAYDUNGDUAN.COM
Bài 4:Tản mạn chuyện lập KẾ HOẠCH KINH DOANH:


Công việc của tôi như đang rối tung lên, mọi việc dồn đến luôn quan trọng và cấp bách thúc ép tôi phải giải quyết. Tôi cảm thấy mình như bị cuốn vào công việc. Tôi cố gắng tìm giải pháp bằng cách tăng thời gian làm việc và cường độ làm việc của mình hơn nữa song dần dà sức ép công việc khiến tôi kiệt sức.

Nhân viên dưới quyền cũng như các phòng ban trong công ty tôi dường như thiếu sự gắn kết trong các hoạt động. Việc mà họ có thể làm là đẩy vấn đề lên cấp trên chờ quyết định. Một lúc nào đó nhà quản lý phải đối đầu với tình hình này và chính lúc đó họ đã đối đầu với việc thiếu hụt một kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hợp lý.

Thông thường, trong giai đoạn đầu khi qui mô hoạt động còn nhỏ không nhiều các doanh nghiệp Việt Nam ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng cho mình một kế hoạch kinh doanh bài bản. Do qui mô nhỏ, mọi hoạt động dường như đều nằm trong sự kiểm soát của chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý. Họ duy trì cách làm việc theo cách giải quyết sự kiện và sự ăn ý gắn kết giữa các thành viên trong nhóm như trong gia đình.

Theo thời gian, tình hình dần thay đổi thậm chí trong một số doanh nghiệp tình hình thay đổi một cách nhanh chóng. Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh phình ra nhanh chóng cùng sự phát triển nóng của xã hội Việt Nam. Tình hình cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt trên thị trường hàng hoá dịch vụ cũng như ngay trong thị trường về nguồn nhân lực.

Phát triển là tín hiệu tốt với doanh nghiệp song cũng đẩy họ vào tình thế mất cân bằng. Nhà quản lý mất dần sự kiểm soát với tình hình. Nỗ lực cá nhân không đủ bù đắp sự thiếu hụt tạo ra do áp lực công việc. Giải quyết các sự kiện không có khả năng gắn kết tổng thể theo định hướng xuyên suốt toàn công ty.

Thực tế này đẩy nhà quản lý - những người xa lạ với việc lập kế hoạch, những người cho việc lập kế hoạch chỉ là công việc mang nặng lý thuyết - đến với thực tế buộc họ phải biết dừng lại để hoạch định cho những đường đi nước bước của mình một cách khôn ngoan hơn.

Việc lập kế hoạch kinh doanh trên thực tế là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý và giống như mọi công cụ khác nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng sử dụng một cách chuyên nghiệp.

Không ít nhà quản lý sử dụng không thành thạo công cụ này. Họ than phiền kế hoạch chỉ là thứ vẽ trên giấy tờ. Kế hoạch là thứ không bao giờ thực hiện được. Thậm chí, tệ hơn, nhân viên chẳng bao giờ thực hiện thậm chí không biết những thứ trong kế hoạch họ đề ra. Lỗi lớn nhất mà các nhà quản lý này mắc phải là họ đã không trả lời được hai câu hỏi lớn nhất của một kế hoạch kinh doanh. Câu hỏi về mặt công việc và câu hỏi về mặt con người.

Để trả lời câu hỏi về mặt công việc, một kế hoạch kinh doanh phải được xuất phát từ việc phân tích chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ thị trường, người tiêu dùng đến kênh phân phối, công ty, đối thủ cạnh tranh cho tới hoạt động sản xuất nguồn cung ứng. Từ kết quả các phân tích này, nhà quản lý tổng hợp và đúc rút ra những điểm mấu chốt quyết định điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội và đe dọa đối với công ty (SWOT).

Lật ngược trở lại với những điểm mạnh có được công ty sẽ phải làm gì để khai thác tận dụng các cơ hội, khắc phục các điểm yếu và hạn chế các đe dọa sẽ có thể xảy ra. Từ những phân tích này, để nhà quản lý xác định cho mình một mục đích cần hướng tới và nỗ lực để đi tới mục đích của mình bằng cách chia nhỏ thành các mục tiêu trong từng giai đoạn cụ thể. Xây dựng các chiến lược, cách thức để đạt được các mục tiêu đó và cụ thể hoá thành các kế hoạch hành động với các nguồn lực và chi phí phù hợp.

Một vấn đề cần lưu ý - mà đây cũng là một lỗi thường gặp nhất ở nhà quản lý - là các mục tiêu trong những giai đoạn cụ thể phải đảm bảo các tiêu chí cơ bản. Cụ thể, đo lường được, tham vọng, có thể đạt được, tương thích và thời hạn hoàn thành (SMART).

Thêm vào đó, nó cần thiết phải trả lời được các câu hỏi: tại sao phải thực hiện? Ai sẽ là người thực hiện? Sẽ phải thực hiện cái gì? Thực hiện ở đâu và thực hiện bằng cách nào? Hơn thế nữa kế hoạch kinh doanh phải được đặt trong bối cảnh qui hoạch của một chiến lược tổng thể chung của công ty với tính nhất quán và xuyên suốt...

Với cách như mô tả ở trên, ta đã phần nào khái quát được câu trả lời về mặt công việc. Song chỉ trả lời câu hỏi về mặt công việc là chưa đủ, nhà quản lý cần phải trả lời câu hỏi về mặt con người. Những người tham gia có tin vào kế hoạch của cấp trên đưa ra hay không? Họ có tin vào người lãnh đạo dẫn dắt họ hay không? Việc hoàn thành kế hoạch đặt ra hay không đạt được có ý nghĩa hay ảnh hưởng gì với họ hay không? Các mục tiêu là SMART với nhà quản lý, song có SMART với họ hay không?...

Nếu câu trả lời là "không" thì nhà quản lý vẫn chưa thực sự trả lời câu hỏi về mặt con người. Điều đó đồng nghĩa với việc dù cho một kế hoạch có được tính toán phân tích và xây dựng công phu đến đâu đi chăng nữa nó vẫn sẽ chỉ tồn tại trên giấy tờ và có nguy cơ thất bại cao. Hay nói cách khác, nhà quản lý cần phải nhìn nhận vấn đề như hai mặt của một bàn tay, một mặt là công việc, một mặt là con người.

Thiếu một trong hai mặt đó sẽ không thể tạo nên một bàn tay hay một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh.

Bài 5: 5 lý do nên lập KHKD

Không có bản kế hoạch kinh doanh thì cũng giống như xây nhà mà không có bản thiết kế vậy.

Dưới đây là 5 lí do chính đáng khuyên bạn nên lập kế hoạch kinh doanh.

1. Để kiểm tra tính khả thi của các ý tưởng kinh doanh.

Viết ra một bản kế hoạch kinh doanh là cách tốt nhất để xem một ý tưởng kinh doanh có khả thi hay không. Dùng cách này sẽ tiết kiệm được cho bạn rất nhiểu thời gian và tiền bạc nếu như đưa vào thực thi bản kế hoạch sẽ bộc lộ ra liệu ý tưởng kinh doanh kia có đứng vững được hay không.

2. Mang đến công việc kinh doanh mới của bạn một cơ hội thành công đầy hứa hẹn.

Lập kế hoạch kinh doanh sẽ buộc bạn phải chú ý đến những khía cạnh về tài chính, điều hành, ngân sách hay tiếp thị. Có kế hoạch tốt thì mọi sự khởi đầu của bạn sẽ trơn tru và cũng tránh được nhiều vấn đề bạn đã lường trước khi công việc kinh doanh được xúc tiến.

3. Tìm được nguồn tài chính như vay ngân hàng chẳng hạn.

Bạn cần tiền để mua sắm trang thiết bị, để phục vụ cho các dự án của mình hay để mở rộng kinh doanh. Không một ngân hàng nào cho bạn vay tiền để kinh doanh nếu bạn không trình cho họ kế hoạch kinh doanh chi tiết.

4. Để kế hoạch kinh doanh hiệu quả và có thể quản lý được.

Một kế hoạch kinh doanh là tối cần thiết cho những ai bắt đầu khởi nghiệp hoặc muốn củng cố lại việc làm ăn của mình. Công việc kinh doanh luôn phát triển do đó các kế hoạch cũng phải thay đổi theo. Xem xét lại kế hoạch ban đầu để biết mục tiêu nào đã hoàn thành, có cần thay đổi gì không và công ty sẽ nên phát triển theo phương hướng nào.

5. Để thu hút đầu tư.

Bạn muốn thu hút vốn để làm ăn thì cần phải hấp dẫn các nhà đầu tư bằng một kế hoạch kinh doanh chặt chẽ. Thuyết trình cũng có thể thu hút sự quan tâm của họ song họ vẫn cần những tài liệu được chuẩn bị cẩn thận để họ có thể nghiên cứu trước khi quyết định bỏ tiền đầu tư.

Lập kế hoạch kinh doanh là một việc chi phối khá nhiều thời gian nhưng hiệu quả mà nó mang lại cho bạn xứng đáng với công sức mà bạn bỏ ra. Hãy tự quyết định bạn có cần nó trong việc kinh doanh của mình hay không.


Cách lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Làm kinh doanh mà không có bản kế hoạch kinh doanh thì cũng giống như xây nhà mà không có bản thiết kế vậy. Do vậy, việc lập kế hoạch kinh doanh là nội dung không thể thiếu được trong quản trị kinh doanh. Yêu cầu đặt ra đối với nhà quản trị là có kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Giá trị lớn nhất của việc lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả là nó phác ra được một bức tranh trong đó đánh giá tất cả sự vững mạnh kinh tế của doanh nghiệp bao gồm: việc mô tả và phân tích các viễn cảnh tương lai kinh doanh của doanh nghiệp.
Để việc lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả, nhà quản trị cần hiểu rõ: thế nào là kế hoạch kinh doanh; ý nghĩa của việc lập kế hoạch kinh doanh thế nào? Những yếu tố ảnh hưởng đên việc lập kế hoạch kinh doanh và quy trình để có một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả ra sao? Khi trả lời được các câu hỏi này thì nhà quản trị hoàn toàn "yên tâm" với những bước đi tiếp theo trong toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh
Khái niệm kế hoạch kinh doanh

Một kế hoạch kinh doanh là được chuẩn bị bằng tài liệu viết tay do cá nhân chủ doanh nghiệp mô tả một cách thực tế về mục đích và các mục tiêu của kinh doanh, cùng các bước và tài chính cần thiết để đạt được mục đích đó. Kế hoạch kinh doanh thường được sắp xếp theo 4 chức năng chính trong kinh doanh như Marketing, sản xuất hoặc dịch vụ, tổ chức, tài chính.

Kế hoạch kinh doanh nhằm xác định mục tiêu và hệ thống phương thức công cụ phối hợp giữa các bộ phận để thực hiện mục tiêu và phản ánh quy trình quản trị doanh nghiệp. Thông qua kế hoạch kinh doanh, toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp nằm trong một hệ thống chặt chẽ, liên hệ và gắn bó hữu cơ với nhau. Các bộ phận trong hệ thống đó phải cùng phục vụ thực hiện mục tiêu nhất định.

Ý nghĩa của việc lâp kế hoạch kinh doanh

Lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động, làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí và dư thừa, và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Vai trò của lập kế hoạch kinh doanh được thể hiện:

· Kế hoạch kinh doanh là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp.

· Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp.

· Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí.

· Thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra.

Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch kinh doanh

Có bốn yếu tố chủ đạo ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch kinh doanh là: Cấp quản lý, chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, độ bất ổn của môi trường, thời gian của mục tiêu đề ra:

Thứ nhất: Cấp quản lý

Cấp quản lý càng cao thì việc lập kế hoạch càng mang tính chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp chiếm ưu thế trong công tác lập kế hoạch của các nhà quản trị kinh doanh. Mối quan hệ giữa cấp quản lý trong một doanh nghiệp với các loại kế hoạch lập ra được minh họa qua sơ đồ sau:

Thứ hai: Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Có bốn giai đoạn trong chu kỳ sống và chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp trải qua là hình thành, tăng trưởng, chín muồi và suy thoái. Việc lập kế hoạch không đồng nhất qua các giai đoạn này được thể hiện qua hình: Độ dài qua các giai đoạn khác nhau và tính cụ thể của các kế hoạch cũng khác nhau.

* Trong giai đoạn hình thành (giai đoạn bắt đầu đi lên của chu kỳ kinh doanh) những người quản trị thường phải lập kế hoạch định hướng. Thời kỳ này rất cần tới sự mềm dẻo và linh hoạt vì mục tiêu có tính chất thăm dò, nguồn chưa được xác định rõ, thị trường chưa có gì chắc chắn.
* Trong giai đoạn tăng trưởng: các kế hoạch có xu hướng ngắn hạn và thiên về cụ thể vì các mục tiêu được xác định rõ hơn, các nguồn đang được đưa vào thị trường cho đầu ra đang tien triển.
* Giai đoạn chín muồi: Tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớn nhất, nên kế hoạch dài hạn và cụ thể trong giai đoạn này là thích hợp.
* Giai đoạn suy thoái: kế hoạch chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn, từ cụ thể sang định hướng. Giống như giai đoạn đầu, thời kỳ suy thoái cần tới sự mềm dẻo vì các mục tiêu phải được xem xét và đánh giá lại, nguồn cũng được phân phối lại cùng với những điều chỉnh khác.

Thứ 3: Độ bất ổn của môi trường.

Môi trường càng bất ổn bao nhiêu thì kế hoạch càng mang tính định hướng và ngắn hạn bấy nhiêu. Những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường tương đối ổn định thường có những kê hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp, trong khi những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường động lại có những kế hoạch hướng ngoại và ngắn hạn.

Thứ tư: Thời gian của mục tiêu đề ra.
Kế hoạch dài hay ngắn phụ thuộc vào kế hoạch đó nhằm thực hiện mục tiêu gì. Kế hoạch cho một thời gian quá dài hay quá ngắn đều phi hiệu suất. Do vậy, kế hoach phải phù hợp với thời gian đặt ra cho mục tiêu cần đạt được.
6 bước để có một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Để có một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả, cần tuân theo quy trình 6 bước sau:

1. Viết ra ý tưởng kinh doanh cơ bản. .

2. Thu thập tất cả các số liệu bạn có thể có về tính khả thi và chi tiết của ý tưởng kinh doanh của bạn.

3. Tập trung và sàng lọc ý tưởng của mình trên cơ sở các số liệu đã tổng hợp.

4. Phác họa các chi tiết về mô hình kinh doanh của bạn. Sử dụng phương pháp tiếp cận với các câu hỏi “cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào” có thể giúp ích tốt cho bạn trong việc này.

5. Làm cho bản kế hoạch thật hấp dẫn để nó không những cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc mà có thể trở thành một công cụ tốt trong khi làm việc với các mối quan hệ có tầm quan trọng đối với bạn.

6. Kiểm tra xem bản kế hoạch của bạn có bao gồm các yếu tố cần thiết giúp kinh doanh thành công hay không, các yếu tố đó là:

* Có một ý tưởng kinh doanh tốt. Một sai lầm phổ biến nhất mà các nhà doanh nghiệp thường mắc phải là không chọn đúng ngành kinh doanh để bắt đầu. Cách tốt nhất để biết về tương lai của loại hình kinh doanh mà bạn chọn là làm việc cho ai đó trong lĩnh vực này trước khi bạn bắt đầu việc kinh doanh của riêng mình. Có thể sẽ có một khoảng cách lớn giữa ý tưởng kinh doanh doanh của bạn và thực tế.
* Am hiểu về thị trường của mình
* Ở trong một ngành kinh doanh ổn định, phát triển và lành mạnh.
* Có năng lực quản lý.
* Khả năng kiểm soát về tài chính.
* Một sự tập trung kiên định vào việc kinh doanh.


Nội dung của bản kế hoạch kinh doanh

Một bản kế hoạch kinh doanh gồm có 6 yếu tố chính sau: Bản tóm lược, chiến lược kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, những cơ hội và nguy cơ, thị trường, chiến lược Marketing.

1. Bản tóm lược

Cần có một bản tóm tắt toàn bộ kế hoạch kinh doanh súc tích từ 3 đến 4 trang. Trong đó đề cập đến đối tượng dự định kinh doanh là gì, và hiện tại thị trường của nó như thế nào? Quy mô công ty của bạn ra sao, ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận? Một đôi dòng trình bày về trình độ học vấn, và các chứng chỉ bằng cấp về người sáng lập cũng là điều rất cần thiết. Và cần bao nhiêu tiền (nhu cầu tài chính) để tiến hành công việc kinh doanh và tiền vốn lấy từ đâu?trường.

2. Chiến lược kinh doanh

Xác định cái đích của công việc kinh doanh là gì: dành một thị phần nhất định nào đó hay chiếm lĩnh toàn bộ thị trường? Phải xác định rõ bằng cách nào đạt được mục tiêu đó. Từ đó hoạch định chiến lược kinh doanh: nhằm vào những lỗ hổng của thị trường hay định sẽ tung ra thị trường sản phẩm có giá rẻ hơn hẳn so với các đối thủ cạnh tranh.

3. Mặt hàng kinh doanh

Xác định và nêu rõ mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh là gì? Tại sao khách hàng lại chờ đợi và đón nhận sản phẩm của doanh nghiệp? Những thông tin liên quan đến tình hình và khả năng phát triển của sản phẩm cũng hết sức quan trọng. Việc sản xuất sẽ được tiến hành như thế nào? Hệ thống thiết bị, máy móc nào bạn định đưa vào hoạt động?

4. Những cơ hội và nguy cơ

Phải lường trước và tính đến mọi khả năng ví dụ như những cơ hội đặc biệt hoặc những rủi ro có thể phát sinh. Những bản dự tính về doanh thu cũng như thu nhập thực tế trong vòng 5 năm thường vẫn chưa có được sự đảm bảo chắc chắn cho nên bạn nên tính toán thật kĩ một lần nữa toàn bộ kế hoạch phát triển kinh doanh của bạn trong điều kiện thuận lợi và cả trong những tình huống bất lợi. Những yếu tố có thể ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của bạn cũng là điều nên lưu tâm.

5. Thị trường

Cần nhìn nhận thị trường và nhóm đối tượng khách hàng cho sản phẩm kinh doanh như thế nào? Từ nền tảng này thì mới có thể ước tính được thị phần của sản phẩm sẽ kinh doanh, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

6. Chiến lược Marketing - tiêu thụ sản phẩm
Dự định đưa sản phẩm của mình đến với khách hàng như thế nào? Ước lượng chi phí dành cho Quảng cáo, xúc tiến bán hàng là bao nhiêu?. Do vậy, loại hình quảng cáo nào sẽ được lựa chọn? Và dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ hoạt động ra sao? Điều tối quan trọng là giá của mặt hàng hay dịch vụ bạn sẽ kinh doanh khi đến được tay người tiêu dùng?

Trung tâm phân phối dự án, chuyên lập dự án đầu tư, lập phương án kinh doanh vay vốn.... http://www.xaydungduan.com

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ THẢO NGUYÊN XANH

Đc: 76 nguyễn văn thủ, P.Đakao, Q.1, HCM

Đt: 0903.034381 - 08.39118551 - 08.39118552 - 08.22411880 - 08.22411886 - 08.22411112 - 08.22411116 - 08.22414375 - 08.22410412 - 08.62103670 - 08.66568637 - 08.66568638

Fax: 08.39118579

Website: http://www.taichinhketoan.com.vn ; http://www.xaydungduan.com ; http://www.ketoanclub.com

E-mail: tuvan@taichinhketoan.com.vn

Tư vấn trực tuyến: : ducmaivn@yahoo.com
thaonguyenxanh_thukt@yahoo.com.vn
thaonguyenxanh_hanhda@yahoo.com.vn